Stand: 29. September 2026
1. Von der Plattform ausgehen
Eine gute KI-Schulung arbeitet mit dem Werkzeug, das Deine Beschäftigten tatsächlich nutzen. Bei Microsoft macht das einen großen Unterschied: Microsoft 365 Copilot (Basis) ist Copilot Chat ohne Zusatzlizenz und ohne Zugriff auf Eure Unternehmensdaten. Microsoft 365 Copilot (Premium) ist die kostenpflichtige Lizenz, die in Word, Excel, Outlook und Teams mit Euren Dokumenten und Mails arbeitet. Wer beide Stufen in einen Topf wirft, schult an der Realität vorbei.
2. Ziele je Rolle festlegen
Nicht alle brauchen dasselbe. Leg vorher fest, was jede Gruppe nach der Schulung können soll:
- Alle Beschäftigten: sichere Grundlagen, Umgang mit vertraulichen Daten und gute Prompts für den Arbeitsalltag.
- Intensive Nutzung: Arbeit an echten Prozessen, wiederverwendbare Prompts und eigene KI-Assistenten.
- Führungskräfte: Einsatzfelder im eigenen Bereich, Leitplanken für das Team und die Frage, wie sich Wirkung messen lässt.
3. Das passende Format wählen
- Offene Online-Termine: schnell buchbar, gut für einzelne Personen oder einen ersten Test.
- Inhouse: auf Euer Unternehmen zugeschnitten, mit Euren Beispielen. Bei Gutenberg AI auf Wunsch mit Aufzeichnung, Einbindung ins Lernmanagementsystem und personalisierten Zertifikaten.
- Begleitung über Monate: Nach einer Schulung sinkt die Nutzung oft wieder. Eine Strecke mit regelmäßigen Use Cases hält das Thema im Alltag.
4. Den Betriebsrat früh einbinden
Wo es einen Betriebsrat gibt, ist er bei der Einführung von KI-Werkzeugen häufig beteiligt. Für die Schulung zählt vor allem, dass sie als Kompetenznachweis dokumentiert ist und offenlegt, was vermittelt wird.
5. Nachweis und Auffrischung einplanen
Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt Maßnahmen, die die KI-Kompetenz Deiner Beschäftigten fördern. Halte deshalb fest, wer wann an welcher Schulung teilgenommen hat, und plane Auffrischungen ein, wenn neue Funktionen oder Werkzeuge dazukommen. Mehr dazu im Ratgeber zu Artikel 4.
Checkliste
- Welche Plattform und welche Lizenzstufe nutzen die Teilnehmenden?
- Welche Rollen gibt es, und was soll jede Rolle danach können?
- Offener Termin, inhouse oder beides?
- Braucht Ihr eine Aufzeichnung oder die Einbindung ins Lernmanagementsystem?
- Wie wird die Teilnahme dokumentiert?
- Wann wird aufgefrischt?